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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ortsgemeinde Fischbach, Hauptstraße 166a, 55743 Fischbach, b2-fischbach@og.vg-hr.de – siehe auch Impressum. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht gesetzlich vorgeschrieben und daher nicht benannt.

2. Welche Daten wir verarbeiten

  • Konto-/Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert, nie im Klartext), Rolle (Administrator/Vereins-Vertreter/Privatperson), optional Firmenname (bei externen Mietern ohne Vereinszugehörigkeit), Telefonnummer und Position im Verein bzw. in der Firma. Telefonnummer und Position sehen nur die Admins und du selbst.
  • Vereinszugehörigkeit: welchen Vereinen und Untergruppen (z.B. Jugend, AH) eine Person zugeordnet ist.
  • Buchungsdaten: Titel, Zeitraum, gewählte Räume/Gegenstände, Status (angefragt/genehmigt/abgelehnt/storniert) sowie interne Bemerkungen zu einem Termin, jeweils verknüpft mit der anfragenden Person.
  • Meldungen an den Admin: Art der Meldung (z.B. Defekt, Heizung), Beschreibung, optional Raum und eigener Termin, bei Heizungsmeldungen die zu diesem Zeitpunkt gemessene Raumtemperatur, dazu Bearbeitungsstand und Antwort des Admins, jeweils verknüpft mit der meldenden Person. Optional bis zu drei Fotos; sie sehen nur der Admin und die meldende Person, und sie werden gelöscht, sobald die Meldung erledigt ist.
  • Schlüssel-Verwaltung: welche Schlüssel in welcher Anzahl an welche Person oder welchen Verein ausgegeben und ggf. zurückgegeben wurden.
  • Push-Benachrichtigungen (optional): bei aktivierter Funktion technische Kennungen des jeweiligen Geräts/Browsers (Endpunkt-URL, Verschlüsselungsschlüssel), damit Benachrichtigungen dorthin zugestellt werden können. Kein Zugriff auf Inhalte außerhalb der gesendeten Benachrichtigung.
  • Login-Sicherheit: bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen werden E-Mail-Adresse und IP-Adresse kurzzeitig gespeichert, um Brute-Force-Angriffe zu erkennen und zu verzögern (siehe Speicherdauer).
  • Registrierung/Passwort-Reset: zeitlich befristete Bestätigungslinks (E-Mail-Bestätigung, Passwort-Rücksetzung).
  • Technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie zur Anmeldung (siehe Abschnitt 5).

3. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

  • Verwaltung der Raum-/Hallenbuchungen und Kommunikation dazu (E-Mail, optional Browser-Push): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung der Raumnutzung) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an einer geordneten Verwaltung).
  • Nachvollziehbarkeit der Schlüsselausgabe: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Gebäudes).
  • Öffentliche Selbstregistrierung inkl. E-Mail-Bestätigung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zusätzlich mit Einwilligung zur Datenschutzerklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
  • Login-Drosselung/IP-Protokollierung bei Fehlversuchen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Absicherung von Konten gegen Brute-Force-Angriffe).

4. Speicherdauer

  • Konto- und Buchungsdaten: bis zur Löschung auf Antrag der Person. Ein gelöschtes Konto wird anonymisiert (Name/E-Mail entfernt), die reine Buchungshistorie (Termine, Raumnutzung) bleibt aus dokumentarischen/organisatorischen Gründen ohne Personenbezug erhalten.
  • Fehlgeschlagene Login-Versuche (E-Mail + IP-Adresse): automatisch nach 24 Stunden gelöscht.
  • Bestätigungslinks (E-Mail-Bestätigung/Passwort-Reset): 2 Stunden gültig, danach nicht mehr nutzbar.
  • Push-Registrierungen: bis zum Deaktivieren der Funktion durch die Person bzw. bis der Browser die Registrierung selbst widerruft.

5. Cookies

Es wird ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie zur Anmeldung gesetzt (kein Tracking, keine Analyse-Cookies, keine Cookies von Drittanbietern). Da dieses Cookie für den Betrieb der Anwendung erforderlich ist, ist dafür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG/Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO keine gesonderte Einwilligung erforderlich.

6. Weitergabe an Dritte

Beim Versand von Browser-Push-Benachrichtigungen werden die technischen Kennungen (siehe Abschnitt 2) an den Push-Dienst des jeweiligen Browser-Herstellers übermittelt (z.B. Google/Firebase für Chrome, Mozilla für Firefox, Apple für Safari), soweit diese Funktion aktiv genutzt wird – die Push-Dienste sehen dabei nur die verschlüsselte Nachricht, nicht deren Inhalt im Klartext. Da diese Anbieter teilweise in den USA sitzen, kann es zu einer Datenübermittlung in ein Drittland kommen; die Anbieter haben sich hierfür jeweils eigenen Garantien (z.B. EU-US Data Privacy Framework) unterworfen.

Für den E-Mail-Versand wird ein bestehendes Vereins-/Firmenpostfach genutzt, es kommt kein separater Auftragsverarbeiter zum Einsatz.

7. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Angabe von Name und E-Mail-Adresse ist erforderlich, um ein Konto anzulegen und Termine anfragen zu können. Ohne diese Angaben ist eine Nutzung des Buchungssystems nicht möglich.

8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Terminanfragen werden durch eine natürliche Person (Admin) geprüft und entschieden.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 21 DSGVO). Eine bei der Registrierung erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wende dich dazu an b2-fischbach@og.vg-hr.de. Eine Löschung deines Kontos kannst du zusätzlich direkt beim Admin beantragen; deine eigenen Stammdaten, Vereinszugehörigkeit, zugeteilten Schlüssel und eine Passwort-Änderung siehst bzw. verwaltest du selbst unter „Mein Profil“. Dort kannst du auch eine vollständige Kopie aller zu dir gespeicherten Daten als Datei herunterladen (Auskunft und Datenübertragbarkeit).

10. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Bundesland deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes, z.B. beiDer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.